Holger Winkelsträter,

25.02.2020

Facility Management

Bei Ausschreibungen und Verträgen im Facility Management bildet die Richtlinie GEFMA 190, vom Deutschen Verband für Facility Management, einen wertvollen Leitfaden.

Wenn ein Gärtner für mich arbeitet …

… dann erkläre ich ihm immer sehr genau, was er wann und wo machen soll. „Machen Sie mal – Hauptsache sieht gut aus!“, das reicht als Auftragsdefinition nicht aus. Denn damit beauftrage ich nämlich den Dienstleister, zu erraten, was ich persönlich gut und schön finde, was ich für adäquat halte und bezahlen möchte. Wer so vorgeht, braucht sich nachher nicht zu wundern, wenn die Hecke nach dem Rückschnitt zu niedrig und die Rechnung zu hoch ausfällt.

Viele Besonderheiten auf meinem Anwesen kann ein Dienstleister ja auch gar nicht kennen – zum Beispiel den Nachbarn, der das mit der Grundstücksgrenze sehr genau nimmt und bei unzureichender oder übertriebener Pflege des Übergangsbereichs sehr schnell ausfällig werden kann.

Deshalb mache ich mir jedes Mal die Mühe, genau zu formulieren, wo gemäht, umgegraben oder zurückgeschnitten werden soll, welche Firma wofür zuständig ist und wie weit der Service gehen soll – beim Umfang, aber auch bei der räumlichen Ausdehnung.

Ganz aus der Betreiberpflicht und -haftung kann mich aber auch der beste Dienstleister nicht entlassen. Deshalb war ich auch sehr froh, als der Gärtner mich darauf aufmerksam machte, dass die drei mächtigen Fichten an der Grundstücksgrenze vom Borkenkäfer befallen seien und wohl bald umstürzen würden – möglicherweise auf das Grundstück des, wie bereits erwähnt, oft ein wenig konfrontativen Nachbarn. Zu den vertraglich vereinbarten Pflichten des Vertragspartners hat das natürlich nicht gezählt; nur zum Glück ist der halt nicht nur ein Auftragnehmer, sondern ein Dienstleister im besten Sinne des Wortes.

Wenn Facility Management ausgelagert wird …

… dann ist das schon so ähnlich wie in meinem Garten. In Ausschreibungen und Verträgen im Facility Management braucht es eine aussagekräftige Pflichten- und Schnittstellenmatrix. Als praxisgerechte Grundlage für die Vertragspartner gilt dabei der Standard GEFMA 190, der 2018 im Rahmen des Workshops „Betreiberverantwortung 2.0 im Facility Management“ überarbeitet wurde. „In der Diskussion zur Neufassung des Standards GEFMA 190 zeichnete sich deutlich ab, dass in den meisten Fällen nicht die Auftragnehmer, also die FM-Dienstleister, als Betreiber anzusehen sind, sondern die Auftraggeber, also Eigentümer, Asset- oder Property-Manager mit Entscheidungsbefugnissen“, resümierte Ulrich Glauche, Leiter des Richtlinienwesens vom GEFMA. Als Betreiber gelte zunächst der Eigentümer. Dieser könne diese Aufgabe auf interne oder externe Asset- oder Property-Manager übertragen, wenn er diese mit entsprechenden Vollmachten ausstatte.¹

Mit Caverion ist es wie mit dem Gärtner …

…als Fachunternehmen kümmern wir uns um das, was vertraglich vereinbart ist, und übernehmen die Verantwortung, wenn sie uns übertragen wurde. Wir setzen auf eindeutige Verträge, was beiden Seiten langwierige Diskussionen oder gar Rechtsstreitigkeiten erspart.

Das heißt aber noch lange nicht, dass unsere Servicementalität an der Grundstücks- oder Vertragsgrenze einfach aufhört, dass wir nur Dienst nach Vorschrift machen. Wir sehen uns vor allem als Dienstleister und Berater. Denn es gibt an die 2.000 Gesetze und Regelwerke immobilienbezogener Pflichten, die unter dem Stichwort Betreiberverantwortung zusammengefasst werden können.

Wir beraten Sie individuell, wir sagen Ihnen, welche Vorschriften für Sie relevant sind, welche Services für Sie sinnvoll sind, welchen Aufwand wir betreiben müssen. Wir klären, was zu tun ist, was für Sie wichtig ist – und sagen Ihnen dann genau, was es kostet. Wir denken aber auch weiter und melden Defizite, für die wir eigentlich nicht zuständig sind. Wir setzen von Anfang an auf Transparenz und eine solide Partnerschaft – eine Partnerschaft, die ebenso lange halten soll wie das Gebäude.

Facility Management ist Vertrauenssache – nicht nur bei der Gartenpflege.